关于重申OECF贷款采购程序的通知

[1996］外经贸贷函字第6号实施日期： 交通部、铁道部、电力部、化工部、农业部、邮电部、建设部、民航，总局、水利部、国家环保局、神华集团公司、北京地铁总公司、北京市公用局、国家信息中心、海南省经济合作厅、青岛市日贷办、黑龙江省水利厅、辽宁省水利厅、福建漳泉铁路建设总公司、上海宝山钢铁（集团）公司、中技总公司、中机总公司、中仪总公司: 　　我国从1979年开始使用日本政府贷款，到目前为止，日本政府已向我国承诺提供四批日元贷款。项目的采购工作是贷款使用过程中的一个重要环节，前三批日元贷款使用期间，在国务院有关部门和项目实施单位共同努力下，项目建设、资金使用和 采购工作总体来讲是好的。1996年是第四批日元贷款的第一个实施年，为加强对贷款工作的管理，使采购工作进一步程序化、规范化，做到责权分明，避免在工作中出现差错，经与国家计委、国家机电办等有关部门研究决定，现重申日本政府贷款采购程序，请在今后的采购工作中严格按此程序执行。 附：oecf贷款采购程序 oecf贷款采购程序 　　根据中日双方签订的贷款协议要求，使用日本政府贷款的采购要根据日本海外经济协力基金（简称“oecf”）贷款项下的采购指南及贷款协议附函的有关规定进行。贷款项目所需货物和服务的采购，在绝大多数情况下，要求采用国际竞争性招标方式。如遇不适合采用国际竞争性招标的特殊情况，也可以采用经oecf同意的非国际竞争性招标方式。具体程序如下： 一、国际竞争性招标采购程序（icb） （一）采购前的准备工作 1、中日两国政府签署贷款协议后，项目实施部门和中国进出口银行签订转贷协议，实施部门向采购公司提供转贷协议副本。 2、通过国家机电产品进出口办公室对设备采购清单及标书的审查。 （二）下达采购任务 1、各实施部门在办完上述（一）的国内手续后向外经贸部贷款司提出采购申请，并注明拟采购货物的清单编号、规格数量、以及采购方式（5亿日元以下货物的采购也应尽量采用国际招标的方式进行）。 2、外经贸部贷款司审核后正式向采购公司下达采购通知。 （三）刊登招标广告 1、采购公司应派员参加刊登招标广告前所有的有关标书的技术部分和商务部分的衔接协调会。 2、技术标书的英文清样一般应于刊登招标广告前3o天交采购公司。 3、刊登广告时应具备外经贸部贷款司下达的采购通知，设备招标应有国家机电产品进出口办公室的批准文件。 4、采购公司负责编写广告，联系报社，核对清样，在预订的时间内登报。 5、招标广告只能以国家规定的可以实施oecf贷款采购的采购公司名义刊出。 （四）资格审查 　　根据贷款协议要求，大型或复杂的工厂或设备以及用户设计的设备和特殊服务应在招标前对投标厂商进行资格预审，以保证将标书只售给那些有能力的投标人。但在一般情况下，根据招标广告要求，对投标厂商资格的审查可与投标同时进行。招标的技术条件和商务条件一起组成标书，与资格审查文件同时发?郏?谄辣晔保?刹晒汗?靖涸鹱橹?凳┎棵殴餐?兰弁侗瓿趟?畋ǖ淖矢裆蟛槲募?? （五）标书和资格审查文件的编制 1、标书的商务部分和资格审查文件由采购公司负责编制， 应包括如下内容： （1）招标通知 （2）投标须知 （3）资格审查内容 （4）合同格式 （5）投标一般性文件格式 （6）招标采购的商务条件：价格、支付、交货、保证 2、标书的技术部分由实施部门编制，应包括如下内容： （1）品名及用途 （2）技术规格与性能 （3）供货范围及数量 （4）备品备件及专用工具 （5）质量保证及售后服务 （6）技术文件 （7）包装要求 （8）交货期 （9）目的港与收货人 （10）验收标准 3、采购的内容应与外经贸部贷款司下达的采购清单一致，标书应做到： （1）全面详细。要求设备配套性要全面，技术参数要具体，要有一定深度，使各投标者均可按要求做出合格的报价（包括对主机、备件、服务等）。 （2）公正合理。技术要求应合理，技术参数指标要国际化、标准化，不能以某一厂的规格做标准，不得指定牌号和厂家，避免将大部分投标者拒之门外。 （3）确切。采购范围要具体明确，文字要清晰、准确无误，要图文一致，前后一致。 （六）标书的印刷采购公司负责标书的印刷工作，并会同实施部门负责标书的商务部分和技术部分的文字核对。 （七）出售标书 1、根据招标广告的要求，由采购公司在指定的时间和地点出售标书。出售标书的时间要合理，使厂商有充分购买标书的机会。发售标书时，应记录购买厂商的名称、地址、联系人姓名、电话、电传等。 2、原则上刊登招标广告10个工作日后出售标书。出售标书的时间至少3天。从结束出售标书之日起，45―120天内开标。采购原材料应于30天内开标。 （八）标前会 　　标前会由采购公司组织和主持，标前会的召开时间在招标书中写明，采购公司负责解答商务问题，实施部门负责解答技术问题。标前会答疑后，如确需对招标书进行修改，经采购公司及实施部门的确认（设备标书修改应经国家机电产品进出口办公室同意），由采购公司及时给每个购买标书的厂商发送正式修改文件。 （九）接受投标 1、接标时，采购公司要对提交投标文件的厂商名称及提交时间等做详细登记。对于迟到的投标文件，采购公司有权按照标书规定拒收并退回投标人。 2、投标保函必须通过中国银行总行营业部开出或转开，保函开立时间、条款、有效期及金额必须满足标书的要求，否则视为废标。 3、在开标之前，对所收到的投标文件不得启封。 （十）开标 1、开标由采购公司主持。 2、按事先公告的时间、地点或公开开标，所有投标厂商均可派代表参加。开标内容用英文唱标，不允许查阅投标文件。 3、原则上只认可一个开标总价，如有截标前送达的价格变更书面说明或招标书允许的价格选择方案，应在开标时一次唱出，否则不予承认。 4、为保密起见，开标时间原则上定为截标后一小时进行。 5、开标后的正本投标文件由采购公司保存。 （十一）评标 1、评标总原则 （1）遵守我国政府的有关政策和规定。 （2）遵循oecf“经济、公正、高效”的采购原则及日元贷款采购指南的规定。 （3）公正对待所有投标商，维护其合法权益。 （4）须对投标人资格、投标文件的完整性（对标书的响应性）、投标总价和分项报价（含备品备件及价格等）、投标商信誉、履约业绩等各方面进行全面分析，综合评定。 　　投标人资格和投标文件都满足标书要求时，应选择投标价最低者中标。若要选择非最低价者为中标者时，必须有书面的计算、比较和分析资料，证明其合理性。 　　评标工作由实施部门和采购公司共同组成评标工作组主持完成。实施部门主要负责技术评定，采购公司主要负责商务评定。 2、从开标之日起，材料和单机设备评标30天内完成；成套项目、大型设备评标90天内完成。 3、为评标公正起见，评标工作组应制定技术和商务的详细标准，规定实质性偏差的内容，并在开标前报国家评委会备案。 4、评标必须以标书为依据，投标文件应完全响应标书，所有的澄清必须在投标文件（指原始投标文件）范围内进行，不能由于澄清导致对投标文件的实质性修改，否则予以废标。 5、采购公司是采购工作的对外窗口。评标工作期间，评标工作组须将所有的澄清材料和问题通过采购公司对外提出。在澄清阶段，投标商应严格按照评标工作组限定的澄清期限完成澄清，逾期送交的澄清文件应视为无效。任何个人不得任意改变?鲜龀吻迤谙藓鸵?笸侗晟潭云辣旯ぷ髯樗?范?谌菀酝獾娜魏纹渌?谌萁?谐吻濉? 6、评标过程中，技术部分尊重实施部门意见，商务部分尊重采购公司意见。采购公司负责澄清谈判的安排与协调。 7、采购公司应是评标工作组和评标领导小组的主要成员。 8、采购公司收到评标工作组所做的评标报告后一周内盖章确认并上报国家评审委员会。 9、国家评审委员会成员单位在收到评标报告后7个工作日内将意见通知国家机电产品进出口办公室。如无重大分歧且多数评委同意，国家机电产品进出口办公室即可发出书面的批准通知，否则在其后7个工作日内召集高级评审委员会进行评议，并尽快做出最后的裁决。 10、评标工作应杜绝任何行政干预。 11、评标情况必须严格保密，参加人员不得以任何方式向非评标成员及役标者透露。 12、合同金额在5亿日元以上的需在签合同前向oecf递交评标报告。评标报告在得到国家评审委员会评审通过后，其技术部分和商务部分分别由实施部门和采购公司译成英文，由采购公司报oecf审批，并由实施部门和采购公司分别负责解答oecf可能提出的技术和商务问题。 （十二）签合同与申报 1、通知中标人签合同、安排合同谈判与申报合同由采购公司负责办理。在确定中标厂商后，为加快采购工作，不允许再进行技术交流、技术讲座以及出现违反招标原则的讨价还价。合同谈判过程中，不允许随意调整已经确定的技术供货范围。在全部办完国内的有关手续后，方可对外签合同。 2、合同的买方签字人为oecf同意的采购公司负责人，不能用联合买方的字样。 3、当合同金额不少于5亿日元时： （1）在签订合同后，采购公司应立即向oecf提交一份已核实的合同副本和要求审批合同的申请，供oecf审批。oecf确认后，书面通知采购公司并抄送实施部门。 （2）合同经oecf审核后，凡要修改或取消?夹枋孪染?ecf书面批准，如不构成重大修改，不影响合同价格，则不必报oecf批准。 4、当合同金额小于5亿日元时： 　　在签订合同后，采购单位应立即向oecf提交一份已核实的合同副本和合同概要通知，在提交合同文件的同时，应提交合同摘要报告单一式两份。oecf核对报告单后，签退采购公司一份，合同于签退日14天后生效。 5、采购公司收到卖方提交的履约保函后，退还其投标保函，同时退还所有来中标厂商的投标保函。 二、非国际竞争，性招标程序 　　一般情况下，均需采用国际竞争性招标的采购方式（icb）。但当有充分理由时（如为保持其设备或零配件的标准化以适应现有设备；合格的供货厂家或承包商为数有限；根据工程需要，须紧急采购；采购的金额相当小以致于外国厂商明显不感兴趣），实施部门向oecf提出申请，经其同意后，可采用如下采购方式： 1、有限的国际招标 　　不需在报上刊登招标广告，而直接发询价通知合格的厂商前来投标。其它程序则与icb相同。 2、国际采购 　　通过对凡家（通常情况下至少3家）外国或当地供货商的报价进行比价来确定竞争性价格的采购办法。 　　金额小于5亿日元的商品，可以直接询价和采购。但不能人为地将一批金额较大的商品化整为零或把完整的设备拆散采购。 3、直接签约 外经贸部贷款司 外经贸部 1996-03-13